لاگ رخداد را به تصویر مبتنی بر شواهد از جریان واقعی تبدیل کنید.

مشخص کنید هر مسیر متعلق به چیست

مرز فرایند و شناسهٔ مورد را انتخاب کنید: سفارش، بچ یا واحد دیگری که بتوان مسیر آن را دنبال کرد. رخدادهای مربوط به دو واحد متفاوت نباید بی‌قاعده به یک مسیر متصل شوند.

برای تقسیم یا ادغام کار، رابطهٔ شناسه‌ها را روشن کنید. تعریف مبهم مورد می‌تواند بازگشت یا تأخیری نشان دهد که در کار واقعی به آن شکل رخ نداده است.

معنای زمان و فعالیت را بررسی کنید

بدانید زمان ثبت‌شده مربوط به وقوع کار است یا ورود اطلاعات به سیستم. ساعت‌ها، منطقهٔ زمانی و رخدادهای دیررس را تطبیق دهید.

ثبت بازنویسی‌شده، فعالیت دستی گمشده یا نام‌های ناسازگار می‌توانند ترتیب را خراب کنند. دادهٔ خام و دلیل اصلاح آن را نگه دارید تا مسیر قابل بررسی بماند.

با توجه به پرسش، سابقهٔ رویدادها یا ضبط فعالیت رایانه‌ای را انتخاب کنید

تحلیلگر با فرایندکاوی، پرونده‌ها را در میان رویدادهای ثبت‌شدهٔ کسب‌وکار دنبال می‌کند. وظیفه‌کاوی، فعالیت‌های ثبت‌شده روی رایانه را در کار یک فرد بررسی می‌کند. مایکروسافت در مستندات Power Automate این دو نوع ورودی را از هم جدا می‌کند. هیچ‌کدام همهٔ گفت‌وگوها، بررسی‌های فیزیکی یا دلیل تصمیم‌ها را ثبت نمی‌کنند.

مثال تأیید مسیر ساخت این محدودیت را نشان می‌دهد: سیستم ممکن است تأیید را ساعت 11:00 ثبت کند، در حالی که فرد درخواست را زودتر بررسی کرده است. ضبط فعالیت رایانه‌ای شاید کار روی صفحه را نشان دهد، اما زمانِ ثبت‌نشدهٔ بررسی را مشخص نمی‌کند. پیش از آنکه هرکدام از این سوابق را مبنای زمان صرف‌شده برای انجام وظیفه قرار دهید، از افرادی که کار را انجام می‌دهند بپرسید.

پیش از ضبط فعالیت رایانه‌ای، تیم مسئول باید هدف، افراد، برنامه‌های رایانه‌ای، دسترسی و مدت نگهداری سوابق را تأیید کند. بررسی کنید محصول انتخاب‌شده چگونه ضبط را متوقف می‌کند و اطلاعات حساس را حذف می‌کند. گذرواژه‌ها، اطلاعات ورود و اطلاعات شخصی را وارد سابقه نکنید. وجود قابلیت ضبط، مجوز نظارت بر کارکنان نیست.

کشف، بررسی انطباق و بهسازی؛ سه استفاده از یک سابقه

بیانیهٔ فرایندکاوی IEEE سه کاربرد را جدا می‌کند. کشف، از رخدادهای ثبت‌شده مدل فرایند می‌سازد. بررسی انطباق، سابقهٔ رخداد را با مدل یا قاعدهٔ موجود مقایسه می‌کند. بهسازی از سابقه برای اصلاح یا گسترش مدل استفاده می‌کند؛ مثلاً زمان انتظار را به آن می‌افزاید.

مسیر غیرعادی را در محل کار بررسی کنید

نمودار به شناسایی مسیر پرتکرار یا انتظار کمک می‌کند، اما به‌تنهایی علت آن را توضیح نمی‌دهد.

تفاوت با روش مورد انتظار را دنبال کنید

مسیر مشاهده‌شده را با مسیر مورد انتظار مقایسه کنید. بعضی تفاوت‌ها مجازند؛ تعمیر، دوباره‌کاری یا تأیید ویژه را بدون بررسی به تخلف فرایند تبدیل نکنید.

1. داده را تعریف کنید

   شناسهٔ مورد، فعالیت، زمان و اطلاعات زمینه‌ای لازم را مشخص کنید.

2. ثبت را بررسی کنید

   رخداد گمشده، شناسهٔ ناسازگار و معنای زمان را بسنجید.

3. مسیرها را مقایسه کنید

   انتظار، تکرار و انحراف را در مسیرهای مشابه ببینید.

4. توضیح را تأیید کنید

   مسیر غیرعادی را با افراد و مدرک واقعی تطبیق دهید.

تغییر کار را از تغییر ثبت جدا کنید

پس از اصلاح سیستم ثبت، تعداد یا ترتیب رخدادها ممکن است عوض شود، بدون اینکه خود فرایند بهتر شده باشد. اثر هرکدام را جدا گزارش کنید.

برای تأیید کاهش تأخیر، دوره‌ها و موارد قابل مقایسه را انتخاب کنید. کامل‌ترشدن نمودار، نتیجهٔ عملیاتی محسوب نمی‌شود.

فرایندکاوی چه زمانی مفید است و سه نوع آن چه تفاوتی دارند؟

فرایندکاوی هنوز زمانی مفید است که بتوان یک پرسش عملیاتیِ مهم را با سابقهٔ رخدادِ نماینده پاسخ داد. می‌تواند دوباره‌کاری تکراری یا انتظار تأیید را در سفارش‌های فراوان آشکار کند. اما وقتی مراحل دستی ثبت نشده‌اند، شناسهٔ مورد، کارهای نامرتبط را مخلوط می‌کند یا مشاهدهٔ مستقیم پاسخ مطمئن‌تری می‌دهد، کمک چندانی نمی‌کند.

بیانیهٔ فرایندکاوی IEEE، کشف، بررسی انطباق و بهسازی را سه نوع تحلیل معرفی می‌کند. گاهی به آن‌ها ستون می‌گویند، اما سه مرحلهٔ اجباریِ اجرا نیستند. می‌توانید مسیر را از رخدادها کشف کنید، رفتار مشاهده‌شده را با مدل مشخصی بسنجید یا اطلاعات عملکرد را برای تکمیل مدل به کار ببرید. پوشش داده و تصمیم عملیاتیِ مفید برای هر سه مهم‌اند.

پنج محصول فرایندکاوی برای بررسی، بدون رتبه‌بندی ساختگی

فهرست اولیهٔ بررسی می‌تواند شامل Celonis، SAP Signavio Process Intelligence، IBM Process Mining، UiPath Process Mining و Microsoft Power Automate Process Mining باشد. هر پنج محصول، مستندات رسمیِ فعلی دارند. این‌ها چند نمونه‌اند، نه پنج ابزار برترِ آزموده‌شده، فهرست نرم‌افزار رایگان یا تأیید محصول.

از هر تأمین‌کننده بخواهید همان نمونهٔ بی‌نام را نشان دهد: سفارشی با دوباره‌کاری، یک بچ تقسیم‌شده، یک رخداد گمشده و زمان اصلاح‌شده. بررسی کنید مدل این رابطه‌ها را نگه می‌دارد، کاربر می‌تواند نتیجه را تا سوابقش دنبال کند و امکان خروجی‌گرفتن وجود دارد یا نه. آماده‌سازی داده، میزبانی، کنترل دسترسی و کل هزینهٔ مجوز را مقایسه کنید. داشبورد نمایشیِ زیبا، این پرسش‌ها را دربارهٔ دادهٔ واقعیِ شما پاسخ نمی‌دهد.