Process Mining: Tatsächliche Auftragswege aus Ereignissen prüfen.

Einen passenden Fall festlegen

Entscheiden Sie, ob die Frage einen Auftrag, ein Teil, eine Charge oder einen anderen Vorgang betrifft. Diese Kennung muss über die untersuchten Schritte hinweg sinnvoll zusammenpassen.

Grenzen Sie Anfang und Ende ein. Wird eine Charge aufgeteilt oder mit einer anderen vermischt, ist eine einfache lineare Auftragsfolge möglicherweise nicht ausreichend.

Kennungen und Zeitstempel prüfen

Für jeden Eintrag müssen Tätigkeit, Fallkennung und Zeitbedeutung bekannt sein. Erfassungszeit und tatsächliche Ereigniszeit können auseinanderliegen.

Prüfen Sie fehlende Einträge, doppelte Buchungen und uneinheitliche Zustandsnamen. Bewahren Sie die Rohdaten auf, damit eine überraschende Folge zurückverfolgt werden kann.

Ereignisprotokolle oder Bildschirmaufzeichnungen passend zur Frage wählen

Mit Process Mining verfolgt ein Analyst Fälle über aufgezeichnete Geschäftsereignisse hinweg. Task Mining untersucht aufgezeichnete Bildschirmaktionen innerhalb der Arbeit einer Person. Microsoft unterscheidet diese beiden Datengrundlagen in der Power-Automate-Dokumentation. Keine von beiden erfasst jedes Gespräch, jede Prüfung vor Ort oder jeden Entscheidungsgrund.

Das bestehende Beispiel zur Ablaufplanfreigabe zeigt die Grenze: Ein System kann die Freigabe um 11:00 buchen, obwohl jemand die Anfrage schon früher geprüft hat. Eine Bildschirmaufzeichnung kann Aktivitäten am Rechner zeigen, die nicht aufgezeichnete Prüfzeit aber nicht belegen. Fragen Sie die Ausführenden, bevor Sie aus einem der beiden Datensätze auf den Zeitaufwand der Aufgabe schließen.

Bevor jemand Bildschirmaktionen aufzeichnet, muss das verantwortliche Team Zweck, beteiligte Personen, Anwendungen, Zugriffsrechte und Aufbewahrung freigeben. Prüfen Sie, wie sich die Aufzeichnung im gewählten Produkt pausieren und sensibles Material entfernen lässt. Zugangsdaten und personenbezogene Informationen dürfen nicht in die Aufzeichnung gelangen. Eine Aufnahmefunktion erteilt keine Erlaubnis zur Überwachung der Beschäftigten.

Discovery, Conformance und Enhancement nutzen dieselben Aufzeichnungen unterschiedlich

Das IEEE Process Mining Manifesto unterscheidet drei Anwendungen. Discovery leitet aus aufgezeichneten Ereignissen ein Prozessmodell ab. Conformance Checking vergleicht ein Protokoll mit einem vorhandenen Modell oder einer Regel. Enhancement verbessert oder erweitert ein Modell anhand der Aufzeichnungen, etwa um gemessene Wartezeiten.

Prozessvarianten mit dem vorgesehenen Ablauf vergleichen

Betrachten Sie häufige Wege ebenso wie Rückschleifen und lange Übergänge. Eine Abweichung ist zunächst eine Untersuchungsfrage. Sie kann eine genehmigte Ausnahme oder eine unvollständige Aufzeichnung darstellen.

1. Frage und Fall wählen

   Entscheiden, welcher Vorgang und welche Verzögerung untersucht werden.

2. Protokoll prüfen

   Kennungen, Tätigkeiten, Zeitbedeutung und Vollständigkeit kontrollieren.

3. Varianten vergleichen

   Beobachtete Wege dem vorgesehenen Prozess gegenüberstellen.

4. Vor Ort bestätigen

   Auffällige Übergänge mit Beteiligten und weiteren Belegen prüfen.

Digitale Wege mit dem Betrieb abgleichen

Fragen Sie die Beteiligten, welche Handgriffe oder Entscheidungen im System fehlen. Ein langer digitaler Übergang kann Warten, echte Bearbeitung oder eine verspätete Buchung enthalten.

Eine bestätigte Auffälligkeit bearbeiten

Wählen Sie eine Änderung, deren Wirkung sich am betroffenen Ablauf prüfen lässt. Legen Sie Verantwortung, erwartetes Ergebnis und Nachprüfung fest.

Erhalten Sie die Verbindung zum ursprünglichen Protokoll. Wenn sich die Erfassung ändert, muss erkennbar bleiben, ob ein besserer Wert auf andere Arbeit oder nur auf vollständigere Daten zurückgeht.

Wann Process Mining hilft und was seine drei Arten bedeuten

Process Mining ist weiterhin nützlich, wenn sich eine wichtige betriebliche Frage mit repräsentativen Ereignisaufzeichnungen beantworten lässt. Es kann wiederkehrende Nacharbeit oder Genehmigungswartezeiten über viele Aufträge sichtbar machen. Wenig bringt es, wenn manuelle Schritte fehlen, Fallkennungen unterschiedliche Aufträge vermischen oder eine direkte Beobachtung die Frage verlässlicher beantwortet.

Das IEEE Process Mining Manifesto unterscheidet Discovery, Conformance Checking und Enhancement als drei Analysearten. Mitunter heißen sie Säulen; sie sind aber keine drei vorgeschriebenen Einführungsschritte. Discovery leitet einen Weg aus Ereignissen ab, Conformance Checking vergleicht beobachtetes Verhalten mit einem benannten Modell, Enhancement ergänzt ein Modell etwa um Leistungsdaten. Für alle drei zählen Datenabdeckung und eine sinnvolle betriebliche Entscheidung.

Fünf Process-Mining-Produkte zur Prüfung, keine erfundene Rangliste

Für eine erste Auswahl kommen beispielsweise Celonis, SAP Signavio Process Intelligence, IBM Process Mining, UiPath Process Mining und Microsoft Power Automate Process Mining infrage. Für jedes gibt es aktuelle offizielle Produktunterlagen. Dies sind Beispiele, keine getestete Top-fünf-Rangliste, keine Liste kostenloser Programme und keine Empfehlung für einen bestimmten Anbieter.

Lassen Sie alle Anbieter dieselbe anonymisierte Stichprobe zeigen: einen Auftrag mit Nacharbeit, eine aufgeteilte Charge, ein fehlendes Ereignis und einen korrigierten Zeitstempel. Prüfen Sie, ob das Modell diese Beziehungen erhält, ob Ergebnisse bis zu den Aufzeichnungen zurückverfolgt werden können und ob sich die Ausgabe exportieren lässt. Vergleichen Sie Datenaufbereitung, Hosting, Zugriffsrechte und vollständige Lizenzkosten. Eine ansprechend aufbereitete Beispieldarstellung beantwortet diese Fragen für Ihre eigenen Daten nicht.